Behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exem­pel namn, adress, kontaktuppgifter som tele­fonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

Alfta Edsbyns Fastighets AB (AEFAB), Box 80, 828 22, EDSBYN, 556527-4361, är personuppgiftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina person­uppgifter korrekt. Dataskyddsombudet nås på dataskyddsombud@kfhalsingland.se.

När du ställer dig i vår bostadskö

Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Vi har ett tydligt uppdrag att tillgodose behovet av bostäder till kommunens invånare. Det gör att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter.

Uppgifterna kommer att behandlas, i ett fastighets- och marknadssystem, där ett personuppgiftsbiträde kommer att anlitas. Vår systemleverantör, kan överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU i samband med eventuell felsökning i vårt supportsystem, rättsligt stöd för det är Binding Corporate Rules vid tredjelandsöverföring.

Personuppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boen­den och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från social­nämnden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är rele­vanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgif­ter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter av­slagsbeslutet.

Allmänna handlingar

Vi är ett kommunalt allmännyt­tigt bostadsföretag och omfattas av tryckfri­hetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmän­na handlingar i vårt arkiv. Allmänna handling­ar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nöd­vändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

I många av Aefabs fastigheter använder vi oss av så kallade elektroniska nycklar (även kallade ”taggar” eller brickor). I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dina/era dörröppningar. Dessa händelser är en form av personuppgifter. Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att du/ni ska kunna öppna de dörrar ni behöver i ert bostadsområde samt boka er tid i tvättstugan. Aefab grundar behandlingen av personuppgifter på ett berättigat intresse enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighets­beslut. Vår systemleverantör, kan överföra dina personuppgifter till ett land utanför EU i samband med eventuell felsökning i supportsystem, rättsligt stöd för det är Binding Corporate Rules vid tredjelandsöverföring.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmän­na handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokument­hanteringsplan.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett register­utdrag. Du har också rätt att få felaktiga upp­gifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Du har rätt att få se all information vi har om dig i våra register. Har du frågor om hur du begär ett registerutdrag, kontakta oss på info@aefab.se eller telefon 0271-575 00.

Mera information om dina rättigheter finns på Datainspektionens hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Du har rätt att klaga

Om du menar att vi inte har behandlat dina personuppgifter enligt gällande lag så hör av dig till oss på info@aefab.se eller 0271-575 00.

Som privatperson kan man kontakta dataskyddsombudet om man inte får det stöd som kan förväntas av Aefab gällande ens rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Enklast kontaktar du dataskyddsombudet på dataskyddsombud@kfhalsingland.se eller via telefon, fredagar mellan 8:00 och 11:00, 0271-540003.
Dataskyddsombudet omfattas av sekretess i sitt uppdrag.

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet, mer information finns på www.datainspektionen.se Länk till annan webbplats.